Adjoint administratif/adjointe administrative

(Remplacement pour la durée d'un congé maternité et congé parental)

L’adjoint.e administratif.ive relève du.de la coordonnateur.trice général.e. La personne a comme principale responsabilité d’appuyer le.la coordonnateur.trice dans l’ensemble de ses responsabilités et de gérer les urgences administratives de La Débrouille en son absence. 

Principales responsabilités :

L’adjoint.e administratif.ive s’acquitte des fonctions et responsabilités suivantes, en collaboration avec l’équipe de coordination :

• Gestion de documents et saisie de textes.
• Gestion des opérations financières courantes de l’organisme.
• Tenue et mise à jour de la base de données.
• Gestion des dossiers RH (CNESST, arrêts, relevés d’emploi, etc.)

Tâches :

Responsable de la gestion des documents et de la saisie des textes ainsi que de la tenue et mise à jour de la base de données :

• Rédiger, modifier, saisir et corriger la correspondance, les rapports, les procès-verbaux et autres documents.
• Photocopier, distribuer, classer et numériser des documents, maintenir les dossiers à jour et les diffuser aux personnes concernées.
• Commander et maintenir à jour les fournitures de bureau.
• Fait le classement et l’archivage des documents.

Responsable des opérations financières courantes de l’organisme et de la gestion des dossiers RH :

En collaboration avec le.la coordonnateur.trice général.e :

• Exécuter les tâches de comptabilité (état des résultats, conciliation bancaire, bilan, petites caisses, facturation, émission des chèques, salaires, dépôts, production de rapports budgétaires, remises gouvernementales, rapport TPS/TVQ, etc).
• Classer, codifier, ranger les contrats, les comptes fournisseurs et différents rapports.
• Préparer les formulaires T4, Relevé 1, les sommaires et autres documents de correspondances gouvernementales.
• Administre l’assurance collective et le régime de retraite
• Prépare et rend disponible tous les documents pour la vérification comptable annuelle.
• Émet les reçus de charité et produit le rapport annuel.
• Exécute la gestion des relevés d’emploi, des dossiers CNESST, demandes de chômage, arrêts de travail, etc.

Exigences :

• Intérêt envers la problématique de la violence entre partenaires intimes et de l’approche féministe intersectionnelle.
• Capacité à organiser, gérer et mener à bien un projet donné.
• Bonne connaissance de l’informatique, soit des logiciels Word, Excel, Power point, des logiciels comptables (Acomba, Sage 50) et autres.
• Intérêt envers le mouvement communautaire et son fonctionnement.

Profil recherché :

• Se définir comme une personne engagée, militante et qui est sensibilisée par les problématiques sociales comme la violence entre partenaires intimes.
• Posséder de l’expérience et/ou de l’intérêt dans les approches participatives
• Polyvalence, autonomie, diplomatie.
• Bonne capacité d’adaptation, flexibilité.